Existujú len dva definitívne spôsoby, akými sa dajú zabezpečiť podnikové činnosti. A to buď na vlastné náklady a teda interne, alebo na zodpovednosť niekoho iného a teda externe. Aj jeden aj druhý spôsob majú svoje výhody a nevýhody.
Napriek tomu, outsorcing, žiaľ stále ťahá za kratší koniec a to najmä kvôli nedôvere v niečo iné čo je mimo podniku. Podnikatelia často nevedia objektívne zhodnotiť situáciu a hľadať riešenie z nadhľadom. Je skutočne lepšie snažiť sa všetky činnosti vyriešiť v rámci podniku, alebo nastal čas niečo posunúť aj na dodávateľov? V nasledujúcich riadkoch sa pokúsime nájsť odpoveď aj na túto otázku.
Insourcing, alebo inak povedané interné
Najtypickejšia forma zabezpečovania činností v rámci chodu podniku je insourcing. To znamená, že podnik pridelí jednotlivé činnosti a zodpovednosť za výsledky z týchto činností osobám alebo oddeleniu v rámci spoločnosti. Interné zabezpečovanie činností môže pomôcť vybudovať kvalifikovaný a odborný tím ľudí, čo si však vyžaduje dostatok času.
Insourcing je pre organizáciu spravidla drahší v dôsledku zavádzania nových procesov na začatie odlišného rozdelenia organizácie. Insourcing využíva najmä dostupné zdroje v rámci organizácie na plnenie úloh alebo na dosiahnutie cieľa. Pokiaľ podnik nemá k dispozícií nutné zdroje na dosiahnutie výsledkov, musí ich zabezpečiť na vlastné náklady, čo celý proces predražuje.
Outsourcing, alebo inak povedané externé
V správne fungujúcej trhovej ekonomike dokáže podnik outsourcovať každú jednu činnosť, ktorú nepovažuje za hlavný predmet podnikania, takzvaný core biznis. Podnikatelia najčastejšie zvyknú posunúť činnosti na dodávateľa, pokiaľ majú pocit, že by nákladovo nedokázali zabezpečiť tieto činnosti. Podnik, tak odčlení od hlavnej činnosti všetky vedľajšie, ktoré tvoria len podporu a pritom zaťažujú spoločnosť administratívne, personálne, časovo a najmä finančne.
Outsourcovaná môže byť napríklad aj doprava. Je to azda najviac využívaná služba podnikateľmi, ktorú zabezpečujú formou dodávateľa. Nákup dopravných služieb berú podnikatelia, ako samozrejmosť a často krát ani len netušia, že ide o outsourcing činností. Udržať vlastný vozový park v 100% stave je nielen finančne, ale aj časovo náročné. Okrem toho táto špecifická činnosť, akou je doprava, v sebe skrýva množstvo pridružených nákladov, ktoré sa postupne odhaľujú v čase. Práve nákladová náročnosť je jeden z dôvodov, prečo podniky zvyknú niektoré činnosti posunúť radšej na dodávateľov.
Ďalšie typické činnosti v podniku, ktoré môžu byť outsourcované sú napríklad skladové služby, personálne zdroje, časť výroby komponentov, informačné systémy, marketing, administratíva, účtovníctvo a podobné.
Výhody outsourcingu
V prvom rade pomáha podnikom sústrediť sa na kľúčové funkcie a ciele. Najmä v čase, ak sa zodpovednosť za podporné činnosti podniku prenesú na dodávateľa, čím sa vytvorí priestor pre činnosti, ktoré podnik posúvajú v pred a na ktorých skutočne záleží.
Prejaví sa najmä na nižších nákladoch na prevádzku a pridružené režijne náklady. Dodávateľ dokáže často krát poskytnúť služby za nižšiu sumu, ako by v sumáre podnik musel investovať kapitál na interné zabezpečenie činností. Ušetrené prostriedky tak môže investovať do kľúčových činností.
Zodpovednosť za podporné činnosti v podniku je prenesená na dodávateľa, čo nepriamo pomáha lepšie kontrolovať kľúčové procesy prebiehajúce v podniku na ostatných úrovniach. Okrem toho zameranie sa na kľúčové funkcie podniku pomáha zvyšovať efektivitu a produkciu. Podniky sú tak lepšie pripravené reagovať na nové výzvy na trhu a obstáť pred konkurenciou.
Outsourcing oslobodzuje podniky od investícií do technológií, infraštruktúry a personálu, ktorý tvorí podstatnú časť kapitálových výdavkov. Poskytuje podnikom flexibilitu v personálnom riadení a manažmente pracovných síl. Šetrí náklady nepriamo tým, že podniky nie sú nútené investovať do náborov a následného vzdelávania v činnostiach.
TIP/Odporúčanie: Trh je preplnený dychu chtivých spoločností, ktoré sú pripravené prebrať zodpovednosť vo vašej spoločnosti za určite oddelenia namiesto vás. Avšak pred tým, než prejdete k podpisu samotnej zmluvy s novým partnerom, skúste si ho radšej preveriť zadaním. Pokiaľ má naozaj reálny záujem o spoluprácu, nebude mu robiť žiaden problém vypracovať zadanie od vás a vy si tak môžete preveriť, či zodpovedá daný výstup vaším predstavám, ako by ste riešili daný problém vy.
Nevýhody outsourcingu sú výhody pre Insourcing
Jednou z najväčších nevýhod v outsourcingu je nepriama kontrola nad dátami a citlivými údajmi, ktoré boli posunuté externej spoločnosti. Ak používate služby dodávateľa na zabezpečenie podporných činností, mali by ste mať zavedené kontrolné mechanizmy. Ktoré dokážu zabrániť strate a zneužitiu údajov.
Ak činnosti zabezpečujete interne, máte aj možnosť priamej kontroly a riadenia činností. Pri využívaní služieb dodávateľa, nemáte možnosť priamo kontrolovať priebeh procesov a neviete ovplyvniť výsledok, týchto činností a to najmä z kvalitatívneho hľadiska. Výstupy tvorené interne budú zabezpečené v kvalite, na ktorú ste zvyknutý. Dodávateľské výstupy z činností nemusia a ani nebudú zrkadliť výstupy, ktoré by si podnik zabezpečil sám.
Pokiaľ si plán činností tvoríte sami, máte istotu, že všetko bude včasné zabezpečené. Dodávateľ, ktorý sa vo svojom portfóliu stará o viacero klientov, vám nebude venovať celý svoj čas. Bude sa riadiť dohodnutými podmienkami spolupráce, ktoré boli vzájomne dohodnuté.
Interným zabezpečením chodu procesov sa eliminuje riziko zle podanej informácie v rámci komunikácie na oddeleniach. Často krát sa stáva aj v rámci internej komunikácie, že informácia nepríde na vyššiu úroveň podniku komplexná, čo v tomto prípade nie je problém, keďže sa dá pre zistiť. Dodávateľ si bude ťažšie overovať pravosť a komplexnosť posunutých informácií.
Zabezpečenie všetkých činností nemusí byť zrovna tá lacnejšia cesta, ale určite neobsahuje žiadne skryté náklady, o ktorých by ste nevedeli, alebo by ste ich neočakávali. Ak nie sú jasné definované podmienky spolupráce s dodávateľom, môže sa ľahko stať, že sa zabezpečenie procesov v konečnom dôsledku predraží.
Ktorá cesta je tá správna?
Neexistuje univerzálna odpoveď, ani rada, ktorá by uľahčila mnohým podnikateľským subjektom rozhodovanie pri výbere spôsobu, akým budú zabezpečovať jednotlivé činností. Je veľmi dôležité vedieť si správne odpovedať na otázku, čím sa naozaj chcete zaoberať a koľko času ste ochotný venovať rôznym činnostiam.
Napríklad účtovníctvo. Pokiaľ ste len na začiatku podnikateľskej cesty a nedisponujete množstvom dokladov na spracovanie, určite bude jednoduchšie aj lacnejšie, pokiaľ túto činnosť outsourcujete, aj napriek tomu, že sa to môže zdať časovo nenáročné. Toto rozhodnutie vám nakoniec ušetrí finančné prostriedky. I keď budete musieť platiť za účtovné služby, určite vás v závere vyjdú lacnejšie, ako keby ste si museli zabezpečiť účtovný softvér, komunikovať zo všetkými úradnými inštitúciami, sledovať neustálu novelizáciu zákonov a v neposlednom rade sa naučili účtovať.
Tak je to pri každej jednej činnosti, ktorú je potrebné zabezpečiť. Musíte si vedieť zodpovedať na otázku, či máte kapacitu na zabezpečenie internou formou, alebo tieto činnosti radšej outsourcujete. Nikto iný vám lepšie nezodpovie na tieto otázky, ako vy sám. Preto je záverečné rozhodnutie len na vás jedinom.
Použité obrázky: pixabay.com
